A organização e o planejamento do seu tempo são ferramentas essenciais para a realização profissional e pessoal de projetos. Pensando nisso, a equipe da Plataforma Solution preparou um material sobre cronograma. Em papel, planilhas ou softwares especializados, ter uma visão clara sobre prazos, datas e objetivo final garante o sucesso da entrega.
Todas as atividades que precisam ser realizadas dentro de um período entram no cronograma. Mas isso não significa que a simples distribuição de tarefas em uma linha do tempo já seja suficiente para que o cronograma seja considerado eficiente.
É preciso pensar nessas atividades e suas reais possibilidades de serem executadas no tempo proposto. Por isso, é necessário alinhar as tarefas com as demais demandas do projeto e áreas envolvidas. A fácil visualização do cronograma deve ser prioridade para atender às limitações pessoais e profissionais das pessoas relacionadas.
Se você não sabe por onde começar, não se preocupe. Separamos algumas dicas para você conseguir tirar seu projeto do papel.
Monte o seu cronograma
Algumas etapas são importantes para garantir a eficácia de um cronograma. Quem tem alguma proximidade com Gestão de Projetos consegue visualizar mais rapidamente essa estrutura, mas ela pode ser desenvolvida para qualquer objetivo:
- Definição do escopo do projeto: primeiro de tudo, elenque todo trabalho necessário para obter o resultado do projeto. Vale detalhar bem cada fase para facilitar a construção da EAP.
- Construção da EAP: é a Estrutura Analítica do Projeto. Ela subdivide os trabalhos elencados na primeira parte em outras etapas, auxiliando a visualização de custos e tempo. A EAP ajuda a prever a hierarquia entre as tarefas e facilita o entendimento da complexidade de cada atividade.
- Criação da sequência de tarefas: para esta etapa, é importante observar a hierarquia de tarefas proposta pela EAP no passo anterior. Defina quais atividades são predecessoras (precisam ser executadas primeiro), quais são sucessoras (dependem de outra tarefa para serem executadas) e quais podem ser realizadas paralelamente. Ah! E não se esqueça de oferecer detalhes suficientes sobre cada tarefa.
- Definição de duração das atividades: cada tarefa tem um nível de complexidade e dificuldade, certo? Esses fatores influenciam diretamente no tempo de realização delas. Por isso, é importante trabalhar com durações reais: prazos muito curtos podem não ser compatíveis com a necessidade de cada atividade e prazos muito longos podem subestimar a capacidade de entrega ou até fazer com que as pessoas produzam menos do que conseguem.
- Atribuição de tarefas: se você estiver em um projeto em equipe, é necessário definir os responsáveis por cada atividade. Assim, essa pessoa pode responder sobre eventuais contratempos. Se você estiver sozinho em um projeto, vale elencar aqui as ajudas e parcerias que você vai precisar.
- Construção do cronograma: com todas essas etapas prontas, é hora de construir o cronograma graficamente. Vale usar post-its, papel, planilhas ou até programas mais sofisticados e que permitem o acesso de todos os stakeholders.
Benefícios do cronograma
Ainda não se convenceu de como montar cronogramas é importante para tirar projetos do papel? Então confira algumas vantagens:
- Aumento do foco e da produtividade
- Auxílio na previsão de gastos
- Antecipação de falhas
- Facilidade na gestão de tarefas
E você, como se organiza na hora de tirar os projetos do papel? Gosta de usar a ferramenta do cronograma?