Empresas estão sempre preocupadas com trabalhos realizados de forma sincronizada, inclusive quando suas equipes estão geograficamente distantes. O método Kanban torna isso possível ao trazer uma proposta que simplifica a visualização de tarefas e melhora a comunicação entre as pessoas.
Antes de entender melhor sua aplicação é importante conhecer a origem do Kanban, que foi criado na década de 1960 como parte da metodologia Just in Time, da montadora japonesa Toyota. Dentro da gestão de qualidade, o termo, que significa tabuleiro, segue o princípio de fazer o necessário, quando necessário e na quantidade necessária.
Essa gestão modernizou o mercado em um momento de intensas mudanças e permitiu reduzir desperdícios da produção. Com isso foram criados processos rápidos para um sistema em que a comunicação dos colaboradores e o conhecimento das necessidades produtivas estivessem constantemente alinhados.
Valorização visual
O método Kanban utiliza indicações visuais para acompanhar o andamento dos fluxos de produção. As tarefas são divididas em um quadro por etapas ou status de andamento, como “Para Fazer”, “Em Produção” e “Concluído”. As etapas podem ser renomeadas de acordo com cada processo interno.
Por meio da gestão à vista, o Kanban permite um acesso facilitado aos principais itens de controle. A equipe, dessa forma, tem conhecimento sobre o andamento de todos os passos do projeto a partir de uma comunicação simplificada.
Falando em projetos, o método Kanban também está em sintonia com a gestão de processos e a metodologia ágil – disciplina que serve como guia para o Kanban e o Scrum.
Nos dois modelos, os princípios são os mesmos, mas a forma como funcionam é diferente:
- Kanban: visualização e limite do trabalho em andamento, maximizando a eficiência. Este processo tem como princípio a melhoria constante no fluxo e qualidade do trabalho.
- Scrum: propõe o trabalho em intervalos determinados, também chamados de sprints. O objetivo deste modelo é reunir informações e feedbacks com rapidez para implementar no trabalho.
Funcionalidade
Além de simplificar a organização das tarefas e do fluxo de trabalho, o método Kanban eleva a eficiência das entregas. Conheça os benefícios que o método pode fornecer para as equipes durante o desenvolvimento de tarefas presenciais e a distância:
- Visão do todo: seja físico ou digital, o Kanban é visual. Essa função é especialmente útil quando várias pessoas ou grupos cooperam em um mesmo projeto, ou processo, e permite o planejamento das tarefas atuais e futuras;
- Simplicidade: por resumir todos os detalhes e necessidades de um projeto, o método se torna atraente para todas as áreas de uma empresa e permite facilidade na hora de assimilar ideias;
- Acessibilidade: os processos inclusivos do Kanban viabilizam o acesso à informação para mais pessoas. A distribuição do conhecimento corporativo é importante para o entendimento de um sistema complexo e para o empoderamento dos funcionários;
- Fluxo de trabalho: a metodologia contribui para evitar desperdícios, seja de tempo, ideias ou materiais. Partes desnecessárias de um processo podem ser eliminadas e outras simplificadas, sem comprometer a qualidade das entregas;
- Comunicação: a prioridade do método Kanban também é incentivar a comunicação, importante para a cooperação e sintonia entre equipes de qualquer empresa;
- Priorização: a partir de uma visão ampla dos processos e fluxo de trabalho, um gestor pode aprimorar sua capacidade de foco e decidir as prioridades e metas dos projetos.
Esforço digital
Falar sobre trabalho e deixar de citar a tecnologia é impossível, ainda mais durante o momento em que as pessoas precisam melhorar sua comunicação a partir de ferramentas digitais.
Por isso, o engajamento de uma equipe em um mesmo objetivo depende de um acompanhamento intenso das rotinas, mesmo que a distância. O método Kanban auxilia neste processo e pode ser aderido por meio de plataformas já consolidadas no mundo corporativo, como o Trello, Asana, Evernote, Todoist, Slack entre outros.
Para aderir, a fórmula básica do método Kanban inclui as seguintes etapas de um fluxo de trabalho:
- Elaboração: espaço para a equipe se aprofundar, pesquisar e planejar mais antes de mover um cartão para a próxima etapa;
- Para fazer: a equipe constrói uma lista das necessidades do projeto e designa funções e datas de entregas para cada membro;
- Em andamento: as atualizações sobre o desenvolvimento e avanço das tarefas são colocadas neste espaço;
- Revisão: antes de concluir uma tarefa, ela precisa ser movida para a lista de revisão e, caso necessário, sofrer alterações;
- Feito: após revisão e aprovação, o processo pode ser movido para a parte final do quadro, se juntando a outras tarefas concluídas do projeto.
Exemplos de aplicação
Confira agora cinco exemplos de como usar o método Kanban:
Publicações online
Artigos, posts, vídeos e outros conteúdos podem ser planejados em fluxo de publicação. Seja para um projeto pessoal ou para tarefas corporativas, em páginas de redes sociais e blog, por exemplo, essa organização se adapta a diversas proporções de trabalho.
Planejamento de projetos
Objetivos atuais e futuros podem ser organizados e visualizados em quadros, por isso o método Kanban é útil para acompanhar diversos projetos e garantir o cumprimento de todos sem interromper a equipe para perguntar sobre avanços.
Fluxo de vendas
Fora da gestão de projetos, os quadros do Kanban também podem apoiar a administração do processo de vendas para pequenos negócios, desde o recebimento do pedido até a entrega e feedback do cliente.
Planejar um gasto
Para quem se dá bem com anotações, a organização de quadros é útil em planejamento de gastos. Dentre os exemplos estão a compra de bens, investimentos, contratação de planos de saúde entre outros.
Aprender um novo idioma
Nada melhor do que um planejamento visual para se desenvolver em um novo idioma. Um quadro pode dividir o estudo de novas línguas com listas adaptadas a partir de um objetivo (ser fluente, dominar vocabulário, se virar em uma chamada internacional etc.).
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